Система обучения персонала: как ее эффективно построить и внедрить в бизнес для повышения компетентности специалистов

Человеческий ресурс — главный капитал любой организации, без которого нельзя достичь сколько-то определенных, значимых высот в бизнесе. Профессионализм и мотивированность сотрудников влияют на эффективность развития предприятия. Такие правила задаются конкурентной рыночной средой, где регулярно повышается спрос на компетентный персонал. По этой причине успех любого стартапа или компании зависит от выстроенной системы обучения.

В статье мы расскажем о том, для чего нужно выстраивать и внедрять систему обучения сотрудников, какие успешные примеры существуют, как их правильно выбирать и использовать в своем бизнесе.

Для чего нужна программа корпоративного обучения персонала

Бизнес без проработанных целей развития, не привлекающий новые кадры и не обучающий уже сформировавшийся коллектив, с высокой вероятностью придет к стагнации. Пассивность на конкурентном рынке не позволит сохранить стабильность, а уж тем более демонстрировать рост. Для формирования новых идей и проектов нужны большие усилия. Ключом развития компании, ее финансового успеха, а также повышения конкурентоспособности становится квалифицированный персонал, который постоянно повышает компетенцию. Но это работает только при налаженной системе обучения.

Внедренная корпоративная программа по повышению навыков выстраивается так, чтобы обучать каждого члена команды, чтобы он прокачивал квалификацию. Минимально желательно проходить обучение раз в год. За счет заданий, курсов и тренингов система поднимает экспертность работников, а также решает стратегические задачи.

На обучение нужно выделять часть корпоративного бюджета. При хороших результатах программы доходность организации в перспективе будет только расти. Повышение квалификации дает больше роста, улучшает эффективность отдельного сотрудника.

Внедренная система позволяет:

• Повысить конкурентоспособность. Коммерческое предложение и работа с потенциальными заказчиками, отличающиеся от конкурентов, привлекут больше клиентов. Постоянная работа над повышением компетенции персонала и внедрение прогрессивных методов помогут бизнесу не устареть.
• Удержать важных сотрудников в небольшой компании. Бизнес, который не хочет масштабироваться и не предлагает сотрудникам карьерный рост, всегда будет терять квалифицированных работников. С помощью обучения и запланированных действий по улучшению личной эффективности отток кадров можно остановить.
• Не допустить профессиональный застой. Если не менять подход к работе и не учиться, сотрудник будет терять профессиональную хватку. Это плохо скажется на коллективе и всей компании.
• Экономить на работе подрядчиков. Задачи, которые не может решить организация, часто передаются на аутсорсинг. Это происходит из-за нехватки навыков у основного коллектива. Если же внедрить корпоративную систему обучения, люди смогут развить новые навыки. В будущем это снизит затраты на покупку услуг сторонних фирм.
• Формировать в сотруднике установки, отвечающие целям бизнеса. Для компании проще учить сотрудника самостоятельно. Такой подход помогает создавать правильную рабочую культуру, подготавливать работников, вовлеченных в процесс.
• Соответствовать рынку, актуализировать знания. Внедрение обучающей программы — ключевой элемент развития, например, юридической фирмы. Законодательство часто обновляется, актуализация знаний поможет бизнесу успешно выдерживать конкуренцию.

Чтобы каждый пункт работал и приносил ощутимые дивиденды, нужно выбрать правильный вектор обучения, а также заинтересовать каждого в команде не прекращать личностный рост.

Внедрение корпоративной системы обучения должно быть направлено на повышение текущих профессиональных навыков сотрудников, а также на изучение новых. Поскольку компания вкладывает большие деньги, цель этой работы заключается в реализации стратегии организации по масштабированию компании, улучшению финансовой устойчивости и привлекательности для клиентов. Благодаря образованию персонала компания сможет найти ресурсы, чтобы успешно конкурировать на рынке.

Как формировать корпоративную стратегию обучения

Поскольку процесс разработки и внедрения программ требует больших трат, а качество повышения квалификации непросто прогнозировать, руководители не всегда на это соглашаются. Им зачастую мешает установка, что корпоративное обучение — это сложный процесс, где результат не гарантирован.

Чтобы повышение квалификации проходило успешно и давало ощутимый результат, нужно проводить корреляцию обучения с тем, что важно для стратегии бизнеса. Поэтому при формировании корпоративной учебной стратегии следует учитывать следующие принципы:

• Наличие запроса, необходимости. Программа должна отвечать задачам, решаемым компанией. Чтобы прослеживать динамику, должны быть поставлены четко сформулированные результаты, которые нужно достичь за выбранный период (например, конец квартала). На этом этапе оценивается возможность компании финансировать внедрение обучения.
• Концептуальность. Выстроенная система не может оставлять неразрешенные вопросы, итог обучения должен быть понятен, иметь конечную цель. Поставленные задачи в процессе повышения квалификации оцениваются, корректируются.
• Открытый процесс. Персонал должен быть проинформирован, какие цели несет система, каким планируется результат. Чтобы работникам было комфортно, обучение начинается поэтапно. Не допустить недопонимания и даже конфронтации позволит прямой диалог — расскажите специалисту, какие выгоды он получит, пройдя курс.
• Понятный учебный материал. Тема и цель должны быть ясными для сотрудников, это повысит ее эффективность. Эту задачу можно передать коучам, которые понимают специфику процесса.
• Оценка прогресса каждого работника. Наладить обратную связь помогает анкетирование, интервью. С помощью этих инструментов оценивается, насколько эффективна система, как хорошо сотрудники воспринимают материал. Тестирование субъективное, однако оно помогает корректировать обучение.
• Проверка качества полученных знаний. Определить, насколько улучшились навыки работника, нужно на конкретных задачах. Практика покажет уровень усвоения материала, обучаемость специалиста. Руководитель должен оценить важные показатели, которые подтвердят успешность образовательной программы.
• Оценка эффективности обучения в контексте бизнеса. Руководство должно провести анализ, насколько обучение достигает поставленных задач, в случае неудачи — найти причины.
• Формирование единой базы с учебными данными. Эффективно, внедряя систему повышения квалификации, создавать источник, к которому будет доступ у каждого сотрудника.
• Оптимизация расходов. Экономичный подход — внедрение дистанционной системы, которая автоматизируют учебный процесс, сократит издержки. Разработку и внедрение программного обеспечения можно доверить своим работникам.
• Поддержка управляющего звена. Чтобы менеджеры были также вовлечены в процесс обучения, стремились к результату, нужно регулярно проводить собрания. На них важно намечать цели, планировать, к какому результату должен прийти каждый отдел.
• Мотивация специалистов. В компании может быть сформирован резерв кадров для отбора ценных работников для рассмотрения их последующего повышения. Такой подход поможет дать оценку индивидуальным навыкам сотрудников.
• Регулярное обращение к новым навыкам. Нужно создать программу помощи для людей, уже принявших участие в тренинге. С ее помощью закрепляются полученные знания, которые лучше интегрируются в задачи бизнеса.
• Работа над итогами обучения. Руководитель, оценив результаты, может подготовить перечень реформ, которые будут проведены в каждом отделе с изменением их структуры, повышением работников. Действия помогут поддержать вовлеченность сотрудников в тренинг, а также проверить приобретенные навыки.
• Структурность. Повышение квалификации в компании и теоретические методички должны отвечать единой цели — реализовать намеченные задачи, выгодные для стратегии бизнеса.
• Осознанность при внедрении. Руководитель компании должен понимать, для чего и с какой целью он хочет провести обязательное обучение персонала.
• Поощрение саморазвития. Управляющее звено действиями мотивирует сотрудников регулярно повышать специализацию, получать навыки. Для этого можно внедрить систему для самостоятельного изучения, где будет собрана, например, обучающая литература.
• Не устанавливать рамки для творческих способностей работников. Обучающие программы не должны ограничивать сотрудника, его возможности, талант. Самовыражение способно повысить эффективность обучения.

При комплексном внедрении принципов каждый образовательный этап будет давать результат. По этой причине проработке и внедрению этих элементов должно быть отведено столько времени, сколько на адаптацию работников после тренинга.

Доступные формы обучения

Образовательные системы для работников отличаются сложностью, тематикой и спецификой. Выделяются и разные уровни, которые устанавливаются с учетом требуемого времени на освоение материала, места обучения, углубления в курс.

Внутренняя

Базовый уровень. Обучение проходит до 3 лет, в нем принимают участие новички, которые пришли в компанию не менее 6 месяцев назад. Суть образовательной системы — познакомить специалиста с историей организации, стратегией и задачами. Результатом тренинга будет прохождение теста на знание продукта, рабочих задач.

Внутреннюю программу можно также проводить среди персонала, который работает не первый год. Если будет стоять задача увеличить продажи, то на занятиях работники получат практические знания, как достичь целей.

Внешняя

Обучение организовано в сторонней компании по принципу стажировки. Это могут быть практические и семинарские занятия, после которых проводится тестирование. Повышение квалификации проходит на едином портале, где у работника есть доступ ко всей информации. В конце участникам выдаются именные сертификаты.

За границей

Такую форму используют для повышения квалификации наиболее ценных сотрудников. Их отправляют в зарубежные компании для стажировки и последующей аттестации. Это наиболее прогрессивная модель обучения. При ее планировании и внедрении нужно учитывать экономическое положение бизнеса, а также четко понимать, в каком направлении планирует двигаться организация.

Каким может быть обучение сотрудников

Руководителям предлагается большой выбор с разным подходом в обучении. Бизнес может заказывать тренинги в профильной компании или заниматься разработкой своих курсов, выбирать очную форму или дистанционную. Все зависит от стратегии, потребностей, бюджета.

При выборе внутренней формы обучения уроки должны быть направлены на адаптацию работника в компании, изучение его прямых обязанностей. Программа может быть дополнена практическими занятиями на рабочем месте. В случае внешнего тренинга важно правильно оценить предложения, выбрать организацию или консультанта, которые будут отвечать стратегии.

Повысить квалификацию персонала можно с помощью разных форм:

Как разработать и внедрить программу в компанию

В первую очередь, определяется масштаб мероприятия, его бюджет и ответственный, кто будет курировать программу. Внедрение системы обучения чаще ложится на HR и весь кадровый отдел. Если организация может выделить большие средства, то формируется специальная команда для этих задач, планируется штатное расписание. Чтобы оптимизировать их работу, один из начальников отдела назначается ответственным.

Если бизнес впервые сталкивается с разработкой обучения для персонала, процесс нужно делить на четыре этапа, последовательно решая поставленные задачи:

Первый — определить цель корпоративного обучения

При внедрении образовательного процесса недостаточно только испытывать в этом необходимость. Нужно сформулировать задачи, которые должны быть решены в результате обучения. Например, новые работники должны адаптироваться на рабочем месте, или ценные сотрудники подготавливаются для продвижения по службе.

После определения целей с помощью тестирования, мониторинга и экспертной оценки определяется потребность сотрудников в повышении квалификации. Если получение новых навыков насущно, откладывать нежелательно. Без сильных кадров компания не сможет эффективно развиваться.

Образовательная программа также должна быть внедрена, если компания заинтересована в преемственности и адаптации новых работников. Руководителю стоит быстро реагировать, если клиенты недовольны качеством сервиса или сотрудники не выполняют ежемесячный план. Такие ситуации — сигнал к дополнительному обучению.

Второй — подготовить базу для образовательной системы

Нужно подготовить нормативные документы для корпоративного обучения. В положении о дополнительном образовании должны быть указаны цели курса, принципы формирования учебной системы, порядок проверки полученных знаний у работников, а также схемы финансирования. Инструкцию можно дополнить, если в ходе процесса это понадобится.

Третий — составление

Поскольку в компании несколько отделов, нужно сформировать отдельные обучающие группы. Для руководства будут требоваться одни методики, для кадровиков и производственников — другие. С учетом этих же особенностей формируется стратегия, цель тренинга.

Четвертый — выбрать форму повышения квалификации

Дистанционный метод всегда удобнее, поэтому на нем чаще всего и останавливаются. Видеоуроки, вебинары, онлайн-конференции и презентации. Знания проверяются тестами, в онлайн-интервью или на дистанционных экзаменах. Хорошее решений для организаций, работающих удаленно.

Но отказываться от офлайн-обучения не стоит. Стажировка, мастер-классы и работа с наставником всегда полезны, а в некоторых случаях они в принципе полезны больше, чем онлайн. Особенно, если знания получают новички.

Способы мотивации персонала регулярно повышать компетенции

Качественные тренинги, наставничество дают результат только при наличии заинтересованности у сотрудников. Если они не мотивированы получить новые и улучшить текущие навыки даже за счет предприятия, нужно с ними провести дополнительную работу:

• На собрании рассказать, какую цель преследует бизнес, вкладывая финансы в образование сотрудников. Люди должны понять, как это облегчит их труд, к каким перспективам приведет (повышение, увеличение оплаты труда).
• Сформировать учебные группы. Каждая подбирается с конкретной целью — повысить квалификацию, обучать новым навыкам, работать с новичками. В одной группе рекомендуется собирать лучших работников и тех, кто пока в «отстающих». Это поможет вторым получать опыт у первых.
• Дать нужные инструменты. Сотрудник должен иметь рабочее место с ПК, комплектом для видеоурока, доступом к электронной системе.
• Не перегружать работников, которые проходят корпоративное обучение. Чтобы специалист успешно получил новые знания и навыки, а также применил их на практике, он не должен отвлекаться на текущие задачи. Его работу на время тренинга можно делегировать.
• Предупредить клиентов о возможных временных задержках, сообщив, что это связано с тем, что часть работников запланировано направлена на курсы повышения квалификации. В сопроводительном письме или при встрече также необходимо отметить, что возможные неудобства сполна окупятся, так как улучшится сервис, качество обслуживания.
• Пройти обучение вместе с коллективом. Руководителю полезно также посещать такие занятия. Речь идет не столько о знаниях, сколько о возможности укрепить отношения с коллегами.

Как оценить пользу от корпоративного обучения

Образовательная программа без осязаемого результата не имеет смысла. Руководитель должен понимать, что он финансирует и какие это принесет дивиденды. Понять, что инвестиция себя окупила и дала результат можно по следующим параметрам:

• Увеличились продажи. Одна из главных метрик для компании — успех продукта на рынке. Если сотрудники стали быстрее закрывать план на месяц или квартал, увеличился средний чек, повышение компетенции персонала дало свои плоды.
• Компания получает больше положительных отзывов. Покупатели сразу реагируют, если меняется качество обслуживания, а сервис получает дополнительные опции. Если клиенты чаще хвалят сотрудников, это говорит о том, что персонал стал более профессиональным, лучше работает и вовлечен в процесс. Увеличение трафика сайта или реальных покупателей в торговой точке станут подтверждением успеха обучения.
• Поднялась производительность труда. При внедрении системы повышения квалификации работников, показатели продаж всегда увеличатся. Специалисты, применяя полученные навыки и советы по тайм-менеджменту, смогут обрабатывать больший объем информации, работать эффективнее.
• Новички лучше адаптируются в коллективе, на рабочем месте. Если раньше за каждым новым специалистом нужно было закреплять старшего, который во время обучения работника терял эффективность, теперь новички быстро вливаются и сами. Благодаря учебной программе они осваивают нужную информацию.
• Коллектив стал более дружным, сплоченным. Такого результата можно добиться с помощью групповых занятий, которые проходят в игровой форме. Это всегда улучшает контакт и микроклимат.

Выбираем профессиональный обучающий курс

Не каждый бизнес готов платить за разработку образовательных методик. Иногда выгоднее использовать уже готовые методы обучения — например, онлайн-курсы, школы. Недостаток тут только один — можно столкнуться с мошенниками.

Обезопасить себя и проверить организацию можно по следующим параметрам:

• Компания должна иметь высокий рейтинг, лицензию на образовательную деятельность, сертификаты, подтверждающие компетенцию. Исключаем однодневные фирмы с непомерными амбициями, которые не смогут дать результат.
• Отзывы о площадке должны быть положительными и желательно реальными. Информацию можно изучить в интернете. Проверять нужно всю компанию, а также наставников. В случае малейшего подозрения лучше перейти к другому варианту.
• Обратите внимание на прозрачность. Если условные коучи не могут дать план занятий, объяснить по пунктам, как это выглядит и на какой результат рассчитано, откажитесь от таких дельцов.
• Убедитесь, насколько устойчива обучающая платформа, как давно работает. Домен ресурса или выписка из ЕГРЮЛ помогут узнать дату регистрации бизнеса. Если владелец говорит о многолетнем стаже, который не подтверждается юридически, переходите к следующему кандидату.
• Оцените актуальную стоимость обучения. Дешевой такая программа не будет, поскольку специалист знает успешность своей системы и может гарантировать результат. Большие скидки на предложение должны насторожить.

Резюме

Грамотная стратегия развития навыков персонала, повышения их квалификации очень важна для бизнеса, который хочет соответствовать рынку, быть конкурентоспособным. Финансирование в человеческий капитал позволяет рассчитывать на долгосрочный результат и успешное развитие компании. Совершенствовать профессиональный уровень и личные качества специалистов нужно с помощью современных методов. Система обучения персонала — один из самых полезных процессов.