Как проводят вебинары онлайн

Популярность онлайн-мероприятий продолжает расти — даже крупные форумы, попасть на которые раньше можно было только офлайн, проводят трансляции. Университеты, школы, тренинги — многие образовательные организации эксперты уходят в интернет. Чаще всего они используют вебинары как основной формат уроков.

Однако провести их правильно могут не все. Главная проблема в том, что через экран ведущему гораздо сложнее удерживать внимание аудитории, а пользователь может моментально отключиться, если ему что-то не понравилось. Избежать этого помогает подготовка, в рамках которой нужно учитывать содержание, технические аспекты, способ подачи информации, методики сохранения вовлечения и т.д. О том, как организовать вебинар и сделать его интересным — разберем в этой статье.

Что такое вебинар?

Часто вебинары отождествляют то с лекциями, то с семинарами. Некоторые путают их с видео-уроками. Однако правильнее рассматривать их как инструмент, способ организации мероприятий онлайн в формате трансляций.

Признаки веба:

1. Трансляция в режиме реального времени: это не записанный заранее видеоурок.
2. Один или несколько экспертов, которые рассказывают информацию.
3. Моментальная обратная связь от аудитории в формате общего чата.

Вместе с этим может транслироваться презентация или экран ведущего. Инструмент позволяет проводить разные типы мероприятий: уроки в рамках курса, тренинги, форумы. Помимо обучения этот формат используется для маркетинга и продаж, поэтому ограничивать термин одними лекциями — некорректно.

Для чего можно проводить вебинары

Все цели можно сгруппировать на три категории:

• Образование.
• Формирование личного бренда.
• Маркетинг, продажи.

Обычно эти направления комбинируются, например, эксперт может проводить бесплатный обучающий вебинар, чтобы повысить свою узнаваемость и продать большую образовательную программу. Однако с помощью этого инструмента можно провести и презентацию продукта, чтобы получить клиентов. Ограничений нет: главное — вызвать интерес аудитории и добиться поставленной цели.

Пошаговый план проработки вебинара

Организовать первое онлайн-выступление — сложно: неважно начинающий ли вы спикер или эксперт, выступающий на крупных мероприятиях. Помимо содержательной части и речи, нужно учитывать технические требования.

Этап №1. Выбор цели и темы

Первая задача — это постановка цели, которые мы обсуждали ранее. Опираясь на нее, вы сможете точнее определить аудиторию и выбрать цепляющую тему. Например, если задача — формирование личного бренда эксперта, нужно:

• Понять, в каком сегменте требуется наращивать узнаваемость: это сообщество экспертов, люди, которые хотят начать вести блог или просто заинтересованы в саморазвитии.
• Какие проблемы есть у выбранной части ЦА.
• Подумать, какое решение может предложить ведущий.

Если аудитория узкая, то тему лучше конкретизировать. Когда ЦА массовая, то эффективнее работают общие тематики. Например, вы хотите провести мероприятие на тему веб-дизайна:

ЦА — новички в дизайне + люди, которые выбирают новую digital-специальность:

Задача — продать курс для начинающих

Формат — бесплатный

Тема: «Как начать карьеру веб-дизайнера?»

ЦА — эксперты + люди, которые уже занимаются дизайном, но продолжают развиваться:

Задача — доход от мероприятия

Формат — платный

Тема: «Будущее веб-дизайна: как внедрить инструменты на базе искусственного интеллекта, чтобы не потерять работу»

Платный или бесплатный?

При подготовке организаторы часто задаются вопросом — стоит ли продавать вход или сделать его бесплатным? Выбор зависит от следующих факторов:

1. Цель: если нужно привлекать новую аудиторию и повышать узнаваемость, лучше делать его открытым.
2. Узнаваемость эксперта: если ведущий — популярное публичное лицо, то люди с большей вероятностью готовы платить за участие.
3. Тема: чем шире тема, чем менее ощутима польза, тем меньше вероятность покупки.

Компании, блогеры, эксперты, инфобизнесмены — все они проводят и платные, и бесплатные мероприятия. Выбор зависит от контекста конкретного вебинара.

Этап №2. Подготовка сценария и контента

Определив тему, целевую аудиторию, формат, можно переходить к разработке контента.

План

Первый шаг — продумать тезисный план. Нужно зафиксировать, что вы хотите донести до аудитории — какие смыслы или информацию. Если это обучающий веб, нацеленный на конкретный навык, то нужно продумать не только информационные, но и практические блоки.

Вебинар — это не монолог, поэтому в плане должны быть отмечены моменты взаимодействия с участниками. Это могут быть сессии вопрос-ответ с экспертом или, наоборот, сбор обратной связи или реакций слушателей.

Вступление и концовка — самые важные части, поэтому уже на моменте проработки плана нужно продумать, как вовлекать людей в начале и к каким выводам вы хотите подвести их в конце. От их настроения по итогам мероприятия зависят продажи, восприятие спикера, вероятность регистрации/покупки/посещения следующих вебинаров.

Текст

Следуя плану, необходимо подготовить тексты для выступления и для презентации. Как и при живых выступлениях, люди не любят, когда ведущий читает с листка — это сразу видно. Однако заготовленная речь поможет не потеряться.

При проведении вебинара могут быть заминки или другие стрессовые моменты, которые выбивают из колеи. Вернуться к содержательному разговору после этого — сложно, особенно начинающим спикерам. Заранее подготовленный скрипт помогает быстрее справиться и вернуть правильный настрой.

Текстовая часть презентации должна быть минимальной. На этом этапе нужно подготовить формулировки главных тезисов, которые будут на слайдах.

Презентация

Это необязательный элемент, однако визуальное сопровождение дополняет выступление, потому что участникам быстро надоедает одна и та же картинка с лицом эксперта. Советы по подготовке хорошей презентации:

1. Используйте слайды для управления вниманием слушателей: подчеркивайте ключевые мысли, которые человек должен вынести после вебинара.
2. Сокращайте тексты: не нужно дублировать свою речь.
3. Дополняйте свои слова изображениями, диаграммами, инфографиками, визуальными примерами.
4. На слайды можно выносить информацию, которую сложно воспринимать на слух, например, статистику или сложные схемы.
5. Используйте один или два хорошо читабельных шрифта, чтобы не перегружать визуал.

Этап №3. Выбор площадки

Результаты вебинара зависят не только от его содержания. На эффективность влияют технические компоненты: качество трансляции и картинки, удобство чата, отсутствие проблем с загрузкой видео, чистота звука, возможность просмотра с телефона и т.д. Это зависит от платформы, на которой проводится мероприятие.

Мы подготовили чек-лист по критериям, на которые можно опираться при выборе площадки:

• Тарифы: как формируется цена — по количеству участников или вебинарных комнат, какую систему использует сервис — подписка или разовые оплаты, есть ли скидки.
• Техническая поддержка: проблемы могут возникнуть даже после тестирования — важно, чтобы команда платформы быстро реагировала и помогала справиться со сложностями.
• Набор функций: можно использовать одну программу для трансляции экрана, другую для подключения нескольких камер, третью для интерактивов — но на хорошей площадке все эти компоненты собраны в одном месте.
• Количество ведущих: при проведении профессиональных мероприятий нередко требуется подключение нескольких экспертов — хорошие сервисы дают эту возможность.
• Лимиты по участникам: при организации массовых выступлений необходимо сопоставлять свои возможности с ограничениями платформы.
• Инструменты аналитики: после проведения вебинара нужно проанализировать поведение пользователей, посмотреть на динамику просмотра и отключений посреди выступления. Это помогает определить ошибки и слабые места, чтобы избежать их на следующих выступлениях.
• Мобильная версия или приложение: участники часто смотрят вебы с телефона, иногда процент заходов со смартфонов в разы превышает компьютеры. Это нужно учитывать при выборе площадки.

Хорошо, когда у платформы есть пробный доступ. В таком случае вы можете провести тестовые трансляции, сравнить несколько сервисов, определить, какой из них соответствует вашим задачам.

Этап №4. Тестирование и репетиция

Обычно для вебинара достаточно компьютера, но если вы работаете над своим имиджем, брендом компании или хотите собрать лояльную базу потенциальных клиентов, то стоит проработать звук и картинку. Для этого вам может потребоваться микрофон, внешняя веб-камера, свет, например, кольцевая лампа. Все это оборудование нужно протестировать заранее. Если во время теста возникнут проблемы, у вас будет время исправить их и найти решение. Обычно они проводятся два раза — во время подготовки и за несколько часов перед мероприятием. А еще их можно совместить с репетицией.

Зачем репетировать?

1. Проверить, укладываетесь ли вы в запланированное время.
2. Посмотреть на то, как вы ведете себя в кадре в записи.
3. Показать команде или знакомым, чтобы собрать обратную связь.
4. Проработать ошибки, улучшить речь.
5. Потренироваться работать с камерой.

Стресс при появлении камеры — это нормальная реакция даже у профессиональных актеров и крупных спикеров. Легкое напряжение в начале есть у всех, но важно научиться справляться с этим зажимом. С практикой вы будете говорить свободнее: репетиции — это хороший тренажер.

Этап №5. Психологическая подготовка к выступлению

В продолжении темы стресса во время выступления, стоит упомянуть про психологический настрой за несколько часов до старта. У опытных спикеров со временем появляются свои техники борьбы с волнением. Вы можете опираться на следующие советы от опытных ведущих:

• Подготовить речь и проговорить ее несколько раз — чем лучше вы знаете свой текст, тем меньше страх потеряться.
• Оставить себе подсказки в презентации, если боитесь чего-то забыть.
• Поменьше смотреть в чат: на бесплатные мероприятия часто приходят хейтеры, которым не нужна никакая информация — они просто «самовыражаются». Второй вариант — попросить кого-нибудь модерировать негатив.
• Проговорить несколько раз, что вы имеете право на ошибку, заминки, недочеты: ваша задача во время подготовки — проверить все тексты и собрать дополнительную информацию, чтобы вы могли ответить на вопросы.
• На первых вебинарах сокращайте часть взаимодействия с аудиторией, потому что экспромт и ответы на вопросы вызывают больше всего стресса.
• Подготовьте стакан воды, потому что, когда одновременно говоришь и нервничаешь, в горле пересыхает и неуверенность становится заметной.

Одно неудачное выступление не ставит крест на вашей карьере спикера, а навыки вырабатываются только на практике. Со временем вы станете лучше держаться перед камерой и легко отвечать на вопросы в чате.

Шаблоны сценариев вебинара

Вести интересно можно как обучающие, так и продающие мероприятия. Провести первые вебы можно, опираясь на шаблоны, а с опытом вы сможете их скорректировать под свой стиль выступления.

Обучающий

Образовательные вебы проводят с разными целями. Это может быть лекция, разбор ошибок или домашних заданий, сессия вопрос-ответ, практикум, тренинг. Их структура отличается, но компоненты обычно одни и те же.

Вводная часть

Если вебинар — это самостоятельный продукт, а не часть курса, то эта часть предполагает знакомство, рассказ о себе, обсуждение организационных моментов. Проговорите правила, сколько времени займет выступление, расскажите о структуре. Уточните, планируется ли запись эфира и как участники смогут получить к ней доступ.

Некоторые ведущие в самом начале спрашивают у участников об их опыте и проблемах, чтобы адаптировать выступление. Например, узнав, что у большинства есть сложности в каком-то вопросе, вы сможете подробнее раскрыть эту часть. Так лучше формируется связь с аудиторией.

Когда веб — это общение с экспертом в рамках обучающей программы, в вводной части очерчивают тему и рассказывают план работы.

Информационные блоки

Эта часть — ваш монолог, когда вы делитесь своими знаниями. Она не должна быть слишком длинной, потому что люди не могут долго концентрироваться даже на полезной и интересной информации. Если нужно рассказать много, то разбивайте выступление интерактивными блоками.

Поддерживать вовлечение помогает презентация. Картинки, схемы, видео и другие графические элементы помогают разнообразить подачу контента, поэтому участники дольше удерживают внимание.

Практические блоки

Один из типов интерактива — практика. Посреди своего монолога вы можете вставить короткие упражнения на отработку. С одной стороны, это улучшает усвоение материала, а с другой — вы можете взбодрить тех, кто начал отвлекаться.

Типы контента:

• Упражнения с ответами в чате.
• Короткие тесты на проверку усвоения материала.
• Небольшие задания в виде тренировки.

Когда вы ведете урок, практика становится аналогом обратной связи. Посмотрев на ответы, вы увидите, правильно ли аудитория воспринимает информацию, сможете разобрать ошибки, подробнее раскрыть непонятные моменты. Вебинар становится живее.

Коммуникативные блоки

Второй способ разбавить монолог — коммуникации. Вы можете спросить что-то у слушателей и сделать обзор ответов или, наоборот, попросить их задать вопросы. Эта техника усиливает вовлечение и позволяет адаптировать свое выступление под участников, давая больше пользы.

Итоги, выводы

От последней части зависит, с каким настроением аудитория останется после вебинара, поэтому кульминация должна быть ближе к концу. Часто весь интерактив переносят на последнюю часть, чтобы активировать участников и вызывать их интерес.

Как сделать концовку?

1. Подвести итоги, зафиксировать выводы.
2. Рассказать о том, как применять полученные знания или навыки.
3. Оставить свои контакты, чтобы если у людей остались вопросы, они могли написать вам напрямую. Это хорошая техника на первых этапах, но, когда вебинары собирают сотни людей, так лучше не делать.
4. Собрать обратную связь: это вызывает дискомфорт, но позволяет развивать навыки публичных выступлений.
5. Оставить «крючки» на следующие мероприятия или уроки. Люди нередко забрасывают онлайн-курсы, поэтому такие тизеры могут повысить процент прохождения.

Продающий

У рекламных вебинаров логика отличается, потому что их цель — стимулировать продажи. Главная метрика эффективность обучающего веба — усвоение материала, а у продающего — доход от основного продукта. Помимо техник вовлечения, в сценарий нужно включать маркетинговые приемы.

Знакомство

Ведущие нередко забывают, что знакомство предполагает взаимность, поэтому эта часть сводится к рассказу о себе или, наоборот, к вопросам участникам. Это неправильно, потому что у этого этапа две задачи:

1. Активировать аудиторию.
2. Подтвердить свою экспертность.

Это стоит делать параллельно, чтобы не упускать время. Вы можете спросить у слушателей о них, опираясь на тему выступления, о том, почему они решили участвовать и чего ждут от мероприятия. Пока они отвечают, вы можете представиться и подробнее рассказать о своем опыте.

Здесь нужно избегать двух крайностей — скромности и излишнего хвастовства. В первом случае вы не раскрываетесь как эксперт, а во втором — вызываете отторжение. Старайтесь рассказать о своих достижения в нейтральном ключе, показать примеры своих лучших работ, поделиться опытом. Этот блок должен быть искренним, тогда вы сможете создать нужный отклик. Самопрезентацию стоит сделать короткой — не больше 3-5 минут, пока участники пишут о себе в чате.

Вовлечение аудитории

По статистике, большинство участников покидают вебинарную комнату в первые минуты, поэтому с самого начала нужно работать над вовлечением. Поэтому в самом начале нужно убедить слушателей, что им нужно прослушать до конца:

• Расскажите о плане мероприятия.
• Продемонстрируйте, какую пользу получит человек, прослушав выступление полностью.
• Оставьте «крючок», например, бонус, о котором вы объявите ближе к концу.

Помимо содержательных проблем в начале, когда спикер слишком долго расхваливает свои успехи или зачитывает сообщения из чата, причиной отключений могут быть технические неполадки. Проблемы с трансляцией, звуком, загрузкой презентации вызывают раздражение и люди уходят. Поэтому так важны репетиции, тестирования, предварительные прогоны. Настройте и проверьте все заранее, продумайте цепляющие формулировки и план — тогда большая часть аудитории останется с вами до конца.

Работа с «болевыми точками»

Для подготовки этого блока пригодится анализ ЦА и конкурентов, который нужно проводить перед выбором темы. У вас должен быть конкретный список «болей» участников, чтобы стимулировать необходимый уровень дискомфорта.

Задача этого этапа — осознание своих проблем со стороны потенциальных клиентов. Говорить о них напрямую не стоит — лучше сослаться на примеры из практики, чтобы сформировать у слушателей мыслей «О, да это же про меня». С помощью этой техники вы можете еще раз подтвердить свою экспертизу, привлечь внимание, чтобы во время выступления предложить решение.

Полезный блок

Проблема многих продающих вебинаров в том, что они не несут никакой пользы для человека. Не нужно превращать мероприятие в «магазин на диване»: участники всегда могут закрыть трансляцию и выйти из вебинарной комнаты.

Большинство «болей» клиентов невозможно решить прямо сейчас, потому что иначе они бы сами это сделали. Однако с помощью полезного блока вы можете направить усилия на то, чтобы дать им инструмент или решить хотя бы часть проблемы. Если вы можете создать ощущение облегчения уже во время мероприятия, то сделать продажи будет намного легче. Давая пользу бесплатно, вы располагаете к себе, повышаете лояльность и вероятность покупки.

Рассказ о продукте

Только после того, как вы обсудили проблемы участников, подсказали им решения или дали конкретные инструкции или рекомендации, убедили в своей экспертизе, можно переходить к рекламной части.

Первые намеки на продукт или нативные интеграции можно сделать еще в блоке с пользой. Однако если цель вебинара — продать, нужно сделать хорошую презентацию. У многих экспертов есть проблема с этой частью, потому что продажи вызывают дискомфорт. В этот момент обычно происходит всплеск отключений, но это не страшно, потому что они и так бы ничего не купили. Если вы смогли заинтересовать хотя бы часть аудитории, то мероприятие уже прошло не зря.

При рассказе о продукте опирайтесь на активированные ранее «боли» клиентов. Здесь могут пригодиться сообщения из чата, которые вы читали во время знакомства — свою речь можно сделать более персонализированной.

Кейсы клиентов

Чтобы подтвердить, что продукт, действительно, работает, нужно ссылаться на успешный опыт его использования. Если отзывов пока нет, можно рассказать:

• Истории людей, которым вы помогли.
• О результатах тестирования вашей технологии, методики или услуги.
• Идеальный пример, как все должно работать.

Лучше, когда есть отзывы и конкретные люди, однако если этого пока нет, вы только начинаете, то можно показать работу продукта или услуги на практике. Живые примеры работают лучше сухих описаний. Однако обратная связь всегда эффективнее любых абстрактных примеров. Чтобы получить первые отзывы, вы можете оказать услугу бесплатно нескольким людям.

Оффер

Оффер отличается от презентации продукта тем, что вы даете конкретную информацию по продукту. Он включает:

• Цены, бонусы, скидки.
• Срок действия предложения.
• Состав услуги.

Например, при продвижении фитнес программы, в составе услуги может быть определенное количество тренировок, файлы с инструкциями по технике выполнения упражнений, рекомендации от диетолога, комментарии тренера. В оффере фиксируется срок доступа к платформе, где проходят занятия. Здесь же нужно указать модель оплаты: подписка или разовая покупка.

Итоги

В конце вы еще раз можете зафиксировать тезисы, которые участники должны были вынести из трансляции, и устроить сессию вопрос-ответ. Обычно после части с продажами слушатели спрашивают об услугах. Ваши задачи на этом этапе:

• Отработать психологические барьеры.
• Создать больший ажиотаж, чтобы повлиять на сомневающихся.
• Показать свою открытость.
• Дополнить информацию, которой не хватает для принятия решения о покупке.

Запуск и продвижение вебинара: таймлайн с чеклистами

Во время первого запуска самое сложное — все правильно спланировать. Избежать проблем в организации поможет пошаговая инструкция, как провести вебинар, подготовиться к нему и собрать аудиторию. Все задачи распределены по временным периодам, поэтому вы можете использовать этот блок как чек-лист или дорожную карту.

Неделя №1

Что нужно сделать?

• Провести анализ: изучите целевую аудиторию, конкурентов, предложения на рынке.
• Определить тему: она должна опираться на проблемы выбранного сегмента ЦА.
• Подготовить лендинг: опишите мероприятие, укажите для кого оно, добавьте форму регистрации.
• Оформить группы в социальных сетях: они дополняют, а иногда заменяют посадочную страницу.
• Подготовьте рекламные креативы: продвигать вебинар можно через таргетинг, контекст, блогеров — на этом этапе нужно создать визуальное оформление и прописать объявления.
• Проведите A/B тестирования: это поможет определить лучшие креативы, которые помогут собрать больше участников.

Неделя №2

Цель этого этапа — продвижение.

• Лидогенерация: собирайте участников через выбранные в первую неделю каналы.
• Настройка рассылок: отправка напоминаний, полезных файлов, прогревающих сообщений через e-mail или чат-боты в мессенджерах.
• Рассылка приглашений: если у вас уже есть какая-то база подписчиков, можно разослать им приглашения на вебинар.
• Выбор площадки: изучите разные платформы, протестируйте их, сравните условия и выберите ту, которая больше соответствует бизнес запросам.

Неделя №3

Этап продвижения начинается раньше, чем содержательная подготовка. Только если вы смогли собрать достаточное количество участников, можно переходить к контенту:

• Подготовка текстов: напишите речь для выступления и тезисы для слайдов.
• Создание дополнительных материалов: например, бонусы для удержания аудитории до конца.
• Оформление презентации: верстка, дизайн.
• Репетиция: проверьте, как вы выступаете, оптимизируйте тексты.
• Тестирование оборудования: проверьте веб-камеру, микрофон, программу для проведения трансляции.
• Проверка работы площадки не только на компьютерах, но и на телефонах.

День вебинара

Что нужно сделать перед стартом мероприятия?

• Запланировать три сообщения: два напоминания и одно письмо со ссылкой на трансляцию.
• Подобрать фон и одежду: спикер не должен сливаться с фоном, чтобы во время выступления камера сохраняла фокус.
• Проверка картинки и звука: несмотря на предварительные тесты, необходимо делать финальный прогон за несколько часов до мероприятия.
• Поставить стакан воды на стол: помогает справиться с чувством пересыхания в горле из-за волнения.

Краткие выводы

• Вебинары можно проводить не только с образовательными целями, но и для формирования личного бренда, продвижения продуктов или услуг, стимулирования продаж.
• Даже продающий вебинар может быть интересным, если включить в него пользу и активности. Продумайте сценарий так, чтобы ваш монолог чередовался с интерактивными блоками.
• Все нервничают перед онлайн выступлениями — это нормально. Ваша задача — хорошо проработать содержание, подготовить оборудование, отрепетировать, чтобы снизить вероятность технических неполадок и других факторов стресса.
• Хорошая тема — на стыке интересов спикера и проблем аудитории. Необходимо найти баланс между вашими целями и «болью» потенциальных клиентов.